|
Regnskab
|
At bogføre betyder at registrere de økonomiske aktiviteter, der er i virksomheden. Dette kaldes virksomhedens transaktioner. Alle virksomhedens transaktioner skal registreres i bogføringen.
Du har i princippet en transaktion, der skal bogføres: - hver gang du køber noget
- hver gang du sælger noget
- hver gang du betaler en regning for noget, du tidligere har købt på kredit
- hver gang en kunde, der tidligere har fået kredit, betaler sin regning
Det kan umiddelbart virke voldsomt. Men det er som regel blot et spørgsmål om én gang for alle at indarbejde en fast rutine, der sikrer at disse registreringer foretages på den rigtige måde.
Et bilag
De fleste transaktioner kræver et bilag af en eller anden art. Et bilag er et stykke papir, der viser grundlaget for den pågældende transaktion. Men alt afhængig af transaktionens art stilles der forskellige krav til bilaget, og visse typer af transaktioner kræver slet ikke noget bilag.
Postering
En registrering af en ind- eller udbetaling kaldes en postering.
Når du anvender et bilag som grundlag for en postering i bogføringen, skriver du et nummer på bilaget. Det samme nummer skal fremgå af bogføringen. Når du senere læser i bogføringen, kan du så bruge nummeret til at finde bilaget. Selve papirbilaget arkiveres i ringbind, hvor bilagene sidder i nummerorden.
Visse posteringstyper kræver ikke nødvendigvis et papirbilag som grundlag. Det kommer vi nærmere ind på nedenfor.
Købs-, salgs- og betalingstransaktioner
Vi skelner mellem disse tre typer af transaktioner, også selv om vi måske ikke anvender disse begreber direkte i det daglige.- En købstransaktion er, når du køber en vare eller en serviceydelse.
- En salgstransaktion er tilsvarende, når du sælger en vare eller en ydelse.
- En betalingstransaktion sker når du betaler din regning hos en leverandør, når en kunde betaler til dig, eller når du f.eks. flytter penge fra én bankkonto til en anden.
Hvis en købs- eller salgstransaktion gennemføres med kontant betaling, sker den tilhørende betalingstransaktion så at sige som en del af købs- eller salgstransaktionen. Sker køb eller salg på kredit, er betalingen derimod en selvstændig transaktion, idet den jo sker på et andet tidspunkt.
En af grundene til at vi skelner mellem de tre typer af transaktioner er, at kravene til bilag er forskellige.
1. Købstransaktioner
Når du køber en vare eller en ydelse, får du en regning (en faktura) fra leverandøren. Denne regning, originalregningen vel at mærke, skal anvendes som bilag til bogføringen. Dette gælder, uanset om du køber kontant eller på kredit, altså uanset om betalingen gennemføres umiddelbart sammen med købet eller på et senere tidspunkt.
Det er således ikke tilstrækkeligt at bruge en kvittering, en checkkopi eller lignende som bilag til en købstransaktion. Der skal være en regning – en såkaldt faktura, og det skal være den originale, ikke en kopi.
Kun originale bilag
Grunden til at man forlanger en originalregning som dokumentation for et varekøb eller en omkostning er, at der – normalt da – findes én og kun én originalregning, mens der i princippet kan laves uendeligt mange kopier af den samme regning. Ved at bruge den originale regning som bilag for en købstransaktion forsøger man at sikre, at købstransaktionen kun bogføres denne ene gang.
Selvfølgelig kan du komme ud for, at en originalregning er bortkommet, og at du derfor er nødt til at skaffe en kopi af originalregningen, og så bruge kopien som bilag til at bogføre købstransaktionen i stedet for at bruge den bortkomne originalregning. Dette er uheldigt, men i sagens natur bedre end slet intet bilag. Så længe noget sådant kun sker i enkeltstående tilfælde, sker der i praksis ikke noget ved det, blot du sikrer sig, at der ikke opstår fejl i bogføringen i den anledning.
Den typiske fejl vil i dette tilfælde være, at originalregningen i virkeligheden allerede er bogført, således at man ved at anvende en kopi til bogføring ender med at bogføre den samme købstransaktion to gange.
2. Salgstransaktioner
Når du selv sælger, skriver du i princippet en regning til kunden. Regningens form afhænger imidlertid af, hvilken form for forretning du driver, idet mange detailforretninger i praksis kun udleverer en regning til kunden, hvis de bliver bedt om det.
Eftersom originalregningen er udleveret til kunden, anvender man en kopi (en gennemskrivningskopi, en fotokopi eller en ekstra udprintning) af regningen som bilag til bogføringen.
Ved bogføring af købstransaktioner (se ovenfor) brugte du originalregningen som bilag til købsposteringen, og eftersom der var én og kun én originalregning, var du dermed sikker på kun at bogføre købet én gang.
På tilsvarende vis skal du på salgssiden sikre dig, at salget bogføres én og kun én gang. Det gør du ved at udskrive alle dine salgsfakturaer i én ubrudt nummerrække. Så skal du blot kontrollere, at nummerrækken også er ubrudt i bogføringen.
Kopierne af salgsfakturaerne opbevarer du samlet i nummerorden. Efter behov kan du derudover have flere kopier af de samme fakturaer til andre formål. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis du ønsker at opbevare kopier af fakturaer i en mappe sammen med korrespondance med kunden.
Kasseapparat
Inden for detailhandel, f.eks. ved salg i en butik, laver man sjældent en egentlig regning til kunden. Derfor må man, for at overholde reglerne, registrere salg på et andet grundlag.
Den normale løsning er her at anvende et kasseapparat til at registrere det løbende salg. Kasseapparatet tæller løbende dagens salg sammen og registrerer automatisk hver enkelt salgstransaktion på en såkaldt ”revisionsrulle", hvorefter man, når dagen er omme, kan få kasseapparatet til at beregne en total for dagens registrerede salg.
Eventuelt kan salget være opdelt i to eller flere varegrupper på kasseapparatet. Dette afhænger af, hvorledes virksomhedens bogføringsrutine er tilrettelagt.
I mangel af en egentlig salgsfaktura benytter man altså den daglige kassestrimmel fra virksomhedens kasseapparat som bilag til bogføring af salgstransaktioner. Oftest vil man bogføre hele dagens omsætning i én enkelt postering, eller én postering pr. varegruppe, såfremt kasseapparatet opdeler omsætningen i varegrupper.
Torvehandel
Et lidt specielt tilfælde er torvehandel og lignende salg fra stadeplads. Her er det fra gammel tid lovligt at registrere salget indirekte.
At registrere salget indirekte vil sige, at man beregner dagens salg ved at trække kassebeholdningen om morgenen fra kassebeholdningen om aftenen og korrigere for eventuelle ind- eller udbetalinger, der ikke vedrører salgsindtægter. Dette er ikke en særligt præcis måde at registrere salget på, men når man alligevel tillader det, er det formentlig i erkendelse af, at handel fra stadeplads i traditionel forstand ellers ikke kunne fungere. Den salgsopgørelse, der dagligt laves på denne måde, anvendes derefter på normal vis som grundlag for virksomhedens bogføring.
Man anvender således altid en kopi af salgsregistreringen som bilag til bogføring af salgstransaktionen. Blot afhænger det af forretningsformen, hvilken form denne salgsregistrering har.
3. Betalingstransaktioner
Betalingstransaktioner kan forekomme i mange varianter. Som eksempler på betalingstransaktioner, der ikke samtidig er købs- eller salgstransaktioner, kan nævnes:- Når dine kunder betaler deres regninger, efter at du tidligere har solgt på kredit
- Når du på tilsvarende måde betaler dine leverandører på et senere tidspunkt, end du har modtaget varen
- Når du sætter penge i banken (fra kassen)
- Når du betaler afdrag på lån, du har i banken
Disse eksempler har det til fælles, at de i modsætning til købs- og salgstransaktioner ikke medfører en postering på en købs-, omkostnings- eller salgskonto. Betalingstransaktioner giver alene anledning til posteringer på konti under aktiver og passiver, d.v.s. statuskonti.
Bogføring af en betalingstransaktion kræver ikke et originalbilag (eller en kopi af din egen salgsfaktura), men alene en eller anden form for dokumentation for at den pågældende betaling har fundet sted.
Dette bilag kan, hvad angår indbetalinger fra dine kunder, være en kopi af den kvittering, du eventuelt har udstedt. Det kan også være en linie på et kontoudtog fra din bank, eller måske blot en linie i din kassebog (se nedenfor).
Bilagene til udbetalinger, der ikke samtidig er købstransaktioner, vil ofte blot være en gennemskrivningskopi af en check, en linie på et bankkontoudtog eller lignende.
Rose
- Læs om regnskabs-/ bogføringsprogrammer
- Læs om bogen Få styr på bøvlet
- Anette Sands gode blog om regnskab mv.
|
 |